SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama:
- Penerimaan kas dari penjualan tunai,yang terdiri dari penerimaan kas dari over-the-counter sale,dari cash-on-delivery sale,dan dari credit card sale.
- Penerimaan kas dari piutang,melalui penagih perusahaan,kantor pos,dan lock-box-collection plan.

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini:
1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales(COD sales).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale

1. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan.
2. Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli,yang dpt berupa uang tunai,cek pribadi(personal check),atau kartu kredit.
3. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
5. Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.
6. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.
7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

Penerimaan Kas dari COD sale

Cash-on-delivery sales(COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos,perusahaan angkutan umum,atau angkutan sendiri pada penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan.
COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
1. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.
2. Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos.
3. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan intruksi penjual kepada kantor pos penerima.
4. kantor pos penerima,pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales,memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales.
5. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales.Kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembeli,dengan diterimanaya kas dari pembeli.
6. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan.
7. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan,sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.

Penerimaan Kas dari Credit Card Sale

Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok:
1.Kartu kredit bank(bank cards).
2.Kartu kredit perusahaan(company cards).
3.Kartu kredit bepergian dan hiburan(travel and entertainment cards).

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1.Fungsi Penjualan,fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli,mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

2.Fungsi Kas,fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

3.Fungsi Gudang,fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang diesan oleh pembeli,serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

4.Fungsi pengiriman,fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5.Fungsi Akuntansi,fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Jumlah pendapatn penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual slama jangka waktu tertentu.
4. Nama dn alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Faktur penjualan tunai.Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2. Pita register kas(cash register tape) merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit Card Sales Slip.Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit.
4. Bill of Lading,dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
5. Faktur Penjualan COD,dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD.
6. Bukti Setor Bank ,dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas bank.
7. Rekap Harga Pokok Penjualan,dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1. Jurnal Penjualan,digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal Penerimaan Kas,digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dalam berbagai sumber,diantaranya dari pebjualan tunai.
3. Jurnal Umum,dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai,jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu Persediaan,digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
5. Kartu Gudang,digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1.Prosedur Order Penjualan,dalam prosedur ini penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembali melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas,dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembali untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibeli dari fungsi pengiriman.
3. Prosedur Penyerahan Barang,dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai,dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank,dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang ditrima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas,dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan,dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi:

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,fungsi kas,fungsi pengiriman,dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

4. penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengank cara membubuhkan cap”lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempalan pita register kas pada faktur tersebut.
6. penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredir.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap”sudah diserahkan”pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktik yang Sehat

9. Faktur penjualan yunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjulana.
10. jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. penghitungan saldo kas yang ada ditangan fun gsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Over-the-Counter Sale
Bagan Jurnal melakukan pencatatan transaksi over-the-counter sale sebanyak dua kali :
1 Berdasarkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas, BagianJurnal mencatat transaksi over-the-counter sale ke dalam jurnal penjualan dengan jurnal sebagai berikut :

Penjualan Tunai
Pendapatan Tunai

2 Berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari Bagian Kasa, Bagian Jurnal mencatat penerimaan kas dari over-the-counter sale di dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal sebagai berikut:

Kas
Penjualan Tunai

Penggunaan rekening proforma Penjualan Tunai dilakukan karena over-the-counter sale di catat di dalam dua jurnal khusus:jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.Pencatatan harga pokok barang yang dijual dilakukan oleh Bagian Jurnal ber dasarkan bukti memorial sebagai dokumen sumber.Bukti memorial dicatat oleh Bagian Jurnal ke dalam jurnal umum dengan jurnal:

Harga Pokok Penjualan
Persediaan Produk Jadi
Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery Sale
Bagan Jurnal melakukan pencatatan cash-on-delivery sale dua kali :
1 Berdasarkan faktur penjualan cash-on-delivery sale yang diterima dari Baian Pengiriman, Bagian Jurnal mencatat transaksi penjualan cash-on-delivery sale di dalam jurnal penjualan dengan jurnal sebagai berikut :
2
Piutang Penjualan Cash-On-Delivery Sale
Pendapatan Penjualan

3 Setelah cek yang diterima dari pelanggan melalui perusahaan angkutan umum disetorkan ke bank, berdasarkan bukti setor bank yang dilampiri dengan faktur penjualan cash-on-delivery sale.Bagian Jurnal mencatat penerimaan kas dari pelanggan di dalam jurnal penerimaan kas dengan jurnal :

Kas
Piutang Penjualan cash-on-delivery sales


Bagan Alir Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Credit Card Sale
Bagian Kasa mengisi credit card sale slip harus diteliti lebih dahulu bonafiditas pemegang kartu kredit melalui daftar hitam yang diterbitkan oleh bank penerbit kartu kredit atau otorisasi on line langsung dari bank tersebut.Credit card sale slip disetorkan ke bank dan rekening giro perusahaan akan dikredit oleh bank sebesar nominal credit card sale slip dikurangi dengan credit card sale fee.

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur,karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit.Berdasarkan sistem pengendalian yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya.Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
a. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (giro bilyet)
b. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara: (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, (3) melalui lock-box collection plan.
Cancelled Check
Cancelled check adalah cek yang telah digunakan untuk membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank.Sistem perbankan di Indonesia tidak mengembalikan cancelled check kepada nasabah yang mengeluarkan cek.Karena sistem perbankan tidak menyediakan bukti pembayaran berupa cancelled check, pihak yang menerima pembayaran berkewajiban untuk membuat bukti dokumenter yang menunjukan telah diterimanya kas dari pembayar.

Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Fungsi sekretariat
2. Fungsi penagihan
3. Fungsi kas
4. Fungsi akuntansi
5. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi Sekretariat. Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan(remittance ad-vice)melalui pos dari para debitur perusahaan.
Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat(jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan(jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan)
Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
Fungsi Pemeriksa Intern. Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tanganfungsi kas secara periodik.

Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
1. Surat Pemberitahuan
2. Daftar Surat Pemberitahuan
3. Bukti Setor Bank
4. Kwitansi
Surat Pemberitahuan. Surat ini biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos.
Daftar Surat Pemberitahuan. Rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan
Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank.Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank.
Kwitansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.

Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
 Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
 Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
 Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan(giro bilyet)
 Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi
Praktik yang Sehat
 Hasil Penghitungan Kas Direkam dalam Berita Acara Penghitungan Kas dan Disetor Penuh ke Bank dengan Segera.
 Para Penagih dan Kasir Harus Diasuransikan(Fidelity Bond Insurance)
 Kas dalam Perjalanan(Baik yang Ada di Tangan Bagian Kasa maupun di Tangan Penagih Perusahaan)Harus Diasuransikan(Cash-in-safe dan Cash-in-transit insurance)
Bagan Aliran Dokumen Sistem Penerimaan Kas dari Piutang
Bagan Alir Dokumen berbagai prosedur penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang:melalui penagih perusahaan, melalui pos, dan melalui lock-box-collection plan.